Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), forniamo le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali che ci vengono conferiti nell’ambito del rapporto commerciale con la nostra Società.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento, ossia il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento, è Italtrans S.p.A. (C.F. e P.IVA 01569060161) con sede legale in Calcinate (BG), Strada Provinciale Est 11/G, tel. +39 035 8366611, mail info@italtrans.com, PEC info@pec.italtrans.com (di seguito la “Società”).

Posto che i dati personali contenuti nella predetta documentazione si riferiscono anche al Vostro personale adibito alle attività di appalto, Vi invitiamo, nel rispetto del Regolamento, ad informarlo circa le modalità di trattamento dei dati che lo riguarda.

TITOLARE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento riguarderà i seguenti dati:

• nel caso di fornitore impresa individuale: nome, cognome, ragione sociale, sede, recapiti telefonici, indirizzi di posta elettronica, codice fiscale e partita IVA, eventuali dati bancari;
• i dati personali dei dipendenti o soggetti referenti della Società/impresa nostro fornitore: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, società o impresa di appartenenza, ruolo o mansione, eventuale immagine riportata nel badge;

(di seguito, complessivamente, i “Dati”).

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

FINALITA’ (perché la Società tratta i dati personali)	BASE GIURIDICA (base giuridica che giustifica il trattamento)
Elaborazione dell’ordine	esecuzione di misure precontrattuali adottate sul richiesta dell’interessato (art. 6.1 a) Regolamento); legittimo interesse della Società (art. 6.1 f) Regolamento)
Elaborazione di richieste e adempimenti e verifiche finalizzati alla valutazione del fornitore e all’instaurazione del rapporto
Esecuzione della fornitura o del servizio	esecuzione del contratto (art. 6.1 b) Regolamento), nonché adempimento degli obblighi ad esso connessi a cui è soggetta la Società (art. 6.1 c) Regolamento)
Rilascio di badge
Adempimento degli obblighi in materia amministrativa, contabile, fiscale, tributaria, contributiva, previdenziale, assicurativa, reputazionale, di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, infortuni, ordine e sicurezza pubblici
Adempimento degli ulteriori obblighi legali e contrattuali connessi al rapporto, ivi compresi quelli in materia fiscale, di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, infortuni, ordine e sicurezza pubblici
Pagamento del corrispettivo	perseguimento del legittimo interesse dalla Società (art. 6.1 f) Regolamento)
Inserimento e/o aggiornamento anagrafica fornitori
Esercizio e difesa dei diritti della Società in ogni sede anche giudiziaria, amministrativa, nelle procedure arbitrali, di conciliazione e di mediazione

Il trattamento di dati personali per finalità diverse da quelle sopra indicate può essere oggetto di specifica e separata informativa (a titolo esemplificativo: informativa per l’utilizzo del portale appaltatori, informatica accessi, ecc).

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

Nell’ambito delle finalità sopra indicate, il trattamento dei Dati avverrà in forma cartacea e mediante strumenti elettronici, nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate.

Il trattamento dei Dati sarà gestito da personale interno alla Società che svolge attività connesse e strumentali alla gestione del rapporto (ad esempio il personale amministrativo e commerciale) appositamente autorizzato, formato e istruito per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.

COMUNICAZIONE DEI DATI

Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate, i Suoi Dati potranno essere comunicati a:

• Organi della Pubblica Amministrazione. in adempimento di specifici obblighi di legge o in caso di verifiche e accessi ispettivi;
• Istituti di credito e/o di assicurazione.

I Dati possono, inoltre, essere comunicati a soggetti specificamente nominati Responsabili del trattamento (persone fisiche o enti che trattano dati su istruzione documentata della Società) quali, a titolo esemplificativo, il soggetto addetto alla gestione e manutenzione dei sistemi informatici, il consulente fiscale, fornitori di servizi IT, ecc.).

L’elenco nominativo aggiornato dei Responsabili del trattamento è a disposizione presso la sede della Società.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto e, comunque, fino alla prescrizione dei diritti derivanti dal rapporto medesimo, fermo restando in ogni caso il rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge. I Dati saranno, quindi, conservati fino ad un massimo di 10 anni dal termine del rapporto, salvo un allungamento dei tempi per esigenze di esercizio e difesa di diritti.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Con riferimento ai Dati, l’interessato può esercitare nei confronti della Società, con le modalità indicate dal Regolamento e ferme restando le disposizioni e limitazioni di cui al D. Lgs. n. 196/2003 (Parte I – Titolo I – Capo III), i seguenti diritti:

• diritto di accesso, nei casi previsti, per ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali e, in tal caso, per ottenere l’accesso agli stessi e alle informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento;
• il diritto di rettifica, per ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 Regolamento);
• il diritto di cancellazione nei casi previsti (art. 17 Regolamento), come ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità o non siano trattati nel rispetto del Regolamento;
• il diritto di limitazione del trattamento per le ipotesi previste (art. 18 Regolamento), come nel caso si contesti l’esattezza dei Dati e occorra verificarne la correttezza;
• il diritto alla portabilità, vale a dire il diritto di ricevere, nei casi previsti (art. 20 Regolamento), in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati e di trasmettere detti Dati ad un altro titolare del trattamento;
• l’opposizione al trattamento, nei casi previsti (art. 21 Regolamento).

Tutti i diritti sopra elencati potranno essere esercitati inviando una comunicazione alla Società all’indirizzo di posta elettronica privacy@italtrans.com o a mezzo lettera raccomandata all’indirizzo della Società.

RECLAMO

Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati violi le disposizioni contenute nel Regolamento, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo quanto previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei Dati è necessario ai fini dell’esecuzione delle misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, per l’esecuzione del contratto nonché per l’adempimento di obblighi ad esso connessi a cui è soggetta la Società. Il mancato conferimento dei Dati comporta l’oggettiva impossibilità di adempiervi.

TRASFERIMENTO DATI ALL’ESTERO

I Dati sono conservati presso la sede della Società e su server ubicato in Unione Europea.

Nel caso si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi terzi extra UE, ciò avverrà nel rispetto delle disposizioni del Regolamento e, in particolare, in presenza di adeguate garanzie (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, ecc.).

Calcinate (BG), 17 Aprile 2025